Ci sono diversi servizi di segreteria on line che sono sempre più diffusi, sia  in ambito accademico universitario per consentire le iscrizioni degli studenti, sia il segretariato on line ossia quei servizi alle imprese dove con un numero voip abbiamo a disposizione una segretaria a distanza virtuale che prende per noi appuntamenti e telefonate anche se fisicamente non si trova nel nostro ufficio.

Vediamo la differenza tra questi due tipi di servizi on line sui quali si  fa spesso molta confusione.

Segreteria on line

Il servizio di segreteria on line è quello che mettono a disposizione le facoltà universitarie per effettuare diverse operazioni che una volta potevano essere fatte solamente allo sportello:

• Iscrizione degli studenti universitari
• Link per la prenotazione dei test TOLC CISIA propedeutici all’iscrizione
• Immatricolazione degli studenti con pagamento delle tasse universitarie tramite MAV bancario o postale
• Prenotazione degli esami
• Questionario AlmaLaurea
• Concorsi

Alcuni esempi di questo tipo di servizio sono la segreteria unisi dell’università degli studi di Siena, oppure la segreteria on line dell’università degli studi di Milano Bicocca.

Segretaria a distanza

La segretaria virtuale a distanza è un tipo di servizio completamente diverso, ed è rivolto soprattutto a liberi professionisti che hanno bisogno di una segretaria che gestisca gli appuntamenti ma non vogliono farsi carico di assumerne una oppure che non hanno fisicamente un ufficio in quanto sono società di servizi presso terzi.

La cosa funziona con un numero di telefono verso il quale viene reindirizzato con trasferimento di chiamata il telefono aziendale al quale risponde la segretaria virtuale che può trovarsi anche all’estero e prenderà per noi tutti gli appuntamenti che ci comunicherà telefonicamente o via email.

Ovviamente saremo noi in maniera preventiva a comunicare alla segretaria le nostre disponibilità settimanalmente.

Questo servizio è molto interessante in quanto è molto più professionale che chiamando un numero aziendale risponda una segretaria nel modo giusto, sia per un fatto di immagine e sia per una questione di organizzazione interna.

Una persona che filtri le telefonate fa risparmiare infatti molto tempo, sia abituando i clienti a non chiamarti di continuo e soprattutto per filtrare tutte le noiose telefonate promozionali dei vari call center che ci martellano durante la giornata.

I migliori servizi di segretaria a distanza virtuale sul mercato sono sicuramente quelli offerti da Segretaria in Cloud oppure quello di Segreterie virtuali.

Queste aziende possono occuparsi non solo della singola virtual assistant, ma anche della gestione centralino aziendale, della prenotazione delle visite presso studi medici e pure dell’assistenza ai clienti del nostro portale e commerce.

Il segretariato on line come nuova opportunità di lavoro

Visto che questi portali di segretariato on line si stanno diffondendo sempre di più, quello della virtual assistant sta cominciando a diventare uno dei lavori da remoto più gettonati.

Si susseguono infatti su questi portali le offerte di lavoro per segretarie virtuali, che offrono lavoro part time o anche full time.

Per lavorare da remoto è necessario ovviamente avere una connessione ADSL fissa ed avere almeno un ambiente silenzioso dove e’ possibile filtrare le chiamate per i clienti senza disturbi.

Altra caratteristica richiesta è quella di mantenere sempre un profilo gentile e non aggressivo verso i clienti e di avere buona capacità organizzativa negli orari richiesti dal cliente per creare meno buchi possibile.

Quanto guadagna una segretaria virtuale?

Poichè le tariffe delle segretarie virtuali si aggirano mediamente dai 15 ai 25 euro all’ora, con questa nuova forma di telelavoro è possibile guadagnare part time e da casa propria fino a 1500 euro al mese.